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6 armas secretas para ser
hiper productivo

Paloma Uve

A menudo creemos tenerlo garantizado pero la realidad es que venimos a esta vida con un tiempo limitado e incierto, unas cuantas décadas en el mejor de los casos. Hay tres cosas en esta vida que no podemos recuperar:

Cuánto darías por compartir unos minutos más junto a un ser querido que ya no está, por volver atrás en el tiempo cuando acabas de decirle algo hiriente a una persona que quieres, por coger el tren que acabas de perder y estás viendo marchar, qué daría una persona que ha pospuesto sus sueños pero no ha vivido lo suficiente cómo para llevarlos a cabo…

El tiempo es un factor clave en nuestra vida y la expectativa sobre el tiempo que nos llevará realizar una actividad, rara vez coincide con el tiempo que realmente requiere. Seguro que alguna vez has deseado que tu día tuviera 28 horas en lugar de 24 ¿verdad?

No necesitas más tiempo para ser más productivo, sino aprender a utilizar mejor el tiempo que sí tienes. Esto es precisamente lo que vas a descubrir en este post: 6 estrategias infalibles para sacar el máximo rendimiento a tu tiempo.

Ser más productivo no es lo que crees

¡Piénsalo! Si consigues hacer lo que debes hacer un 20% más rápido, tendrás un 20% más de tiempo para lo que tu quieres. A pesar de que todos tenemos el mismo número de horas en el día, seguro que conoces a alguna de esas personas que consiguen hacer el doble de cosas en la mitad de tiempo, mostrándose además menos estresados.

¿Cómo lo consiguen? La clave de estas personas no es matarse a trabajar, ni centrarse en hacer más con menos recursos, es decir, ser más eficientes, sino identificar cuales son las acciones verdaderamente necesarias para conseguir los objetivos que buscan.

Ser más productivo no es una cuestión de velocidad sino de cambiar tu manera de pensar y la forma en la que persigues tus metas.

Si quieres ganarle horas a tus días, has de elegir el camino más efectivo hacia tus objetivos, aquel que te ayude a alcanzarlos con menos estrés y empleando menor cantidad de tiempo. 

La única forma de cambiar tus resultados (en este caso el tiempo que necesitas para alcanzar tus objetivos) es modificar la manera en la que estás consiguiendo esos resultados, es decir, las acciones que realizas para obtenerlos por creer que son necesarias. Esto puede parecer obvio cuando se mira retrospectivamente pero no lo es tanto para la mayoría de nosotros cuando estamos atrapados en la rutina y nuestros hábitos.

Hábitos ¿aliados o enemigos?

Como te conté en el episodio 10 del podcast, los adultos tomamos de media al día 35.000 decisiones y esto provoca que nuestro cerebro se canse a partir de un determinado número de decisiones y pase al modo impulsivo de toma de decisiones haciendo que hagamos peores elecciones. 

Los hábitos son una manera de reducir el número de decisiones diarias para facilitar nuestra existencia. Cuando algo se convierte en hábito, lo eliminas de tu lista de decisiones rutinarias ahorrando así energía.

Cuando nuestros objetivos cambian, muchas veces olvidamos modificar nuestros hábitos. La velocidad a la que vivimos dificulta que paremos para dedicar tiempo a identificar y ganar consciencia de que existen otras formas más efectivas que la que hemos intentando hasta ese momento.

Imagina que quieres escribir un libro y para ello te has propuesto redactar 5 páginas al día como hábito. Sin saberlo, este planteamiento te va a hacer perder una gran cantidad de tiempo.

Una persona pierde cerca del 40% de su tiempo en el proceso de cambio entre actividades distintas, según los estudios realizados por la Asociación Americana de Psicología. Esto quiere decir que podrías ahorrar casi la mitad de tu tiempo con un planteamiento diferente, ej: dedicar a la escritura uno o dos días enteros a la semana en lugar de un ratito cada día.

Al contrario de lo que ocurre con los hábitos con los que anulas la toma de decisiones, trabajar para aumentar tu productividad significa tomar de nuevo el control de tus decisiones. Se trata de sentarse a cuestionar y evaluar cómo haces lo que haces de manera periódica y, para ayudarte en este proceso, hoy te traigo 6 estrategias científicamente probadas que te ayudarán a liberar tiempo para que puedas disfrutarlo a tu gusto. 

6 estrategias infalibles para liberar tu tiempo

1. Producto mínimo viable

Mejor hecho que perfecto   —  Sheryl Sandberg

Cómo te conté en el post Lo que todo el mundo debería saber antes de empezar un proyecto nuevopudiendo haber lanzado Date Vida en 3 meses, mi vena perfeccionista me llevó a tardar 6 meses. 

Hasta que no lo publicas no te estás exponiendo al riesgo de fracasar. El miedo al fracaso suele hacer que nos mantengamos en la fase de movimiento (ocupados con la sensación de que progresamos hacia nuestro objetivo y que lo que hacemos es imprescindible para el éxito de la iniciativa) en lugar de pasar  a la acción y enfrentarnos a la realidad.

Productivo

Se pierden muchas oportunidades y tiempo cuando posponemos algo para intentar que esté perfecto. Oportunidades que no eres capaz de ver hasta que realmente lanzas la versión mínima viable de tu proyecto al mundo. Es mejor lanzar y mejorar después que empeñarte en mejorarlo al máximo antes de lanzarlo.

Recuerda que si cuando lanzas algo que has creado tú, no te da un poco de vergüenza: significa que lo has lanzado tarde.

2. Hacer varias cosas al mismo tiempo o Multi-tasking

Nunca llegarás a tu destino si te paras a tirarle palos a todos los perros que te ladren en el camino  — Winston S. Churchill

Sólo el 2% de la población es capaz de realizar varias tareas a la vez sin perder efectividad. El problema es que la mayoría pensamos que pertenecemos a esa minoría y utilizamos esa creencia para justificarnos. Según la Asociación Americana Psicología, existen 3 formas de trabajar en multitarea:

  1. Haciendo dos actividades simultáneamente. Ejemplo: conducir y hablar por teléfono o  escribir un email mientras atiendes a una conferencia.
  2. Empezar una nueva tarea antes de terminar la que estábamos haciendo. Ejemplo: estás redactando un email y alguien te pide ayuda con otra cosa.
  3. Hacer dos actividades, una detrás de otra, muy seguidamente. Aunque esto no suene a multi-tasking, lo es. Nuestra mente necesita un tiempo para cambiar el foco de un sitio a otro y aunque físicamente pasemos de una a otra, tu mente no estará al 100% en la nueva actividad hasta pasado un tiempo.

A veces el tiempo que perdemos al cambiar de una actividad a otra es pequeño pero cuando estamos cambiando una y otra vez podemos llegar a perder hasta el 40% de nuestro tiempo productivo según la AAP como veíamos en el ejemplo de escribir un libro.

Productivo

¿Qué hacer entonces?

Priorizar las tareas que tienes que llevar a cabo y centrarte en una cada vez. Siempre es mejor afrontar una tarea completa de una vez que hacerlo a ratitos, es más efectivo dedicar dos días completos a algo que media hora diaria durante 3 semanas. Necesitas tener toda tu atención en el momento presente y en al actividad concreta que estás llevando a cabo ¿Te cuesta concentrarte en una sola cosa y te distraes a menudo? La atención es precisamente lo que se entrena al meditar y practicar mindfulness, te animo a probarlo.

3. Agrupar tareas

Cuando fallas en tu organización, te estás organizando para fallar”  —Benjamin Franklin

La importancia de esta estrategia está muy relacionada con la anterior sobre multitarea.

Un estudio de la Universidad de California demostró que cuando a un trabajador se le interrumpe y distrae de la actividad que está realizando, necesitará de media 23 minutos y 15 segundos para volver a centrarse con el mismo nivel de concentración en lo que estaba haciendo antes de la interrupción. Este tiempo de recuperación varía según lo relacionadas que estén las dos actividades.

Así, imagina que tienes que hacer varias llamadas, responder diferentes emails y preparar dos presentaciones. La manera más eficiente de hacerlo es realizando todas las llamadas seguidas, atendiendo los emails uno tras otro y preparando las presentaciones seguidamente. De lo contrario, si alternáramos entre las 3 actividades, perderíamos bastante más tiempo debido a que nuestro cerebro requiere tiempo para cambiar el foco de una actividad a otra.

Es cómo el ejemplo que comentaba antes sobre la estrategia de escribir un libro por fascículos diarios o dedicando una cantidad de tiempo mayor una sola vez.

Yo me he propuesto limitarme el acceso al email a 2 veces al día (al mediodía y a la noche) No siempre lo consigo pero los días que sí lo hago mi productividad se multiplica por tres. El email es una de las mayores fuentes de interrupciones que tenemos, nos hace reaccionar y dejar lo que estábamos haciendo. Sin embargo, cuando lo bloqueas de esta manera te permite centrarte en lo que te habías propuesto hacer única y exclusivamente y no ser reactivo a los estímulos externos. El resultado es que tardas mucho menos en hacer cualquier cosa y te vuelves mucho más productivo.

Una amiga que, hace unos años, trabajaba en consultoría me contó que su jefe empleaba una estrategia muy particular para gestionar sus emails: cada vez que recibía uno, lo imprimía y sin leerlo lo ponía boca abajo en su mesa de manera que  se iba generando una pila de emails sin atender. Al final del día o al día siguiente, le daba la vuelta a la pila de emails y comprobaba que la gran mayoría de ellos se habían resuelto sin necesidad de su intervención.

4. Lista de objetivos en lugar de listas de tareas

No se trata de estar ocupado sino de ocuparte con lo que más te conviene”  — Henry David Thoreau

Una de las mayores trampas que nos ponemos a nosotros mismo son las listas de tareas. Yo era particularmente fan de ellas porque me ayudan a no olvidarme nada de lo que tengo que hacer. Hasta hace poco, que he descubierto que me hacen perder mucho tiempo,  las utilizaba diaria y semanalmente. 

Las tareas son cosas concretas que tienes que hacer: enviar 5 emails, llamar para reservar, preparar presentación, pedir que me pongan en contacto con XX, etc. En cambio para ser realmente productivo en lo que deberías centrarte es en los objetivos o resultados que quieres conseguir.

El resultado que quieres no es haber enviado 5 correos, sino conseguir 5 reuniones con nuevos clientes potenciales. Pensar en tareas en lugar de resultados te limita y te atrapa en una falsa sensación de satisfacción porque puedes haber cumplido con todas tus tareas pero no haber cosechado ningún resultado. 

Productivo

Para conseguir un mismo resultado hay mil formas distintas de hacerlo y puede que las tareas que has escrito en tu lista no sean la forma más efectiva de hacerlo. Pensar en lista de objetivos te da libertad para encontrar atajos e improvisar mejores caminos hacia tus metas.

Puede que para conseguir 5 reuniones con  nuevos clientes potenciales necesites enviar 40 emails y no 5, o simplemente contactar con un agente que te proporcione contactos de manera más efectiva. La clave para ser realmente productivo está en los resultados.

5. Gestionar el tiempo según Parkinson

Los objetivos son sueños con fecha límite”  — Diana Scharf Hunt

La ley de Parkinson dice que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para terminarlo. Así a plazos de entrega más cortos, más eficiente somos. Esto significa que si tu jefe te pide que le entregues, en una semana, un informe sobre los resultados obtenidos por tu empresa en lo que va de año, tú tardarás 7 días en prepararlo. Sin embargo, si te pide entregarle el mismo informe en sólo 2 días, lo tendrás listo en ese tiempo. La calidad del informe en ambos casos será muy parecida.

Por lo que cada vez que te marques un objetivo, fija una fecha límite cercana para ahorrarte una gran cantidad de tiempo de pefeccionamiento y procrastinación innecesaria.

6. Hacer limpieza por Pareto

Eficiencia es hacer las cosas bien; efectividad es hacer las cosas correctas”  — Peter Drucker

La ley de Pareto dice que el 80% de tus resultados los consigues con el 20% de los recursos o acciones que realizas. Esto quiere decir que sólo con el 20% de las acciones que realizas consiguen la mayoría de tus resultados. La clave está en identificar cuales son esas acciones y eliminar el resto.

Imagina que estás organizando un evento y para promocionarlo llevas a acabo 3 iniciativas:

  1. Repartir panfletos por la calle
  2. Anuncios de Facebook e Instagram
  3. Pegar carteles

Si resulta que el 80% de los asistentes vienen porque lo han visto en internet, ya sabes que para el próximo evento puedes prescindir de las acciones 1 y 3.

Este principio se aplica a casi todo: el 20% de las personas que conoces te reportan el 80% de tu felicidad, el 20% de tus clientes te reportan el 80% de tus ingresos, etc.

Lo que no se mide no se puede gestionar. Así que para conseguir ser más productivo es necesario adoptar una actitud de cuestionar lo establecido, medir y evaluar. Espero que estos 5 trucos que yo utilizo te sirvan a ti también ¿Y tú? ¿Que estrategias utilizas para ser más productivo? Te espero en los comentarios 😊

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PalomaUvejanethYasmin Recent comment authors
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Yasmin
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Yasmin

Wao…Excelentes armas. Me encantó el artículo y lo pondré en práctica. A veces hago muchas cosas a la vez y de verdad que esto que acabo de leer seguro que me va a funcionar poniendolo en prçactica.Muchas gracias.

janeth
Invitado
janeth

Hola me encanto tus armas hiper productivas asi soy yo las aplico y me va muy bien saludos desde Venezuela

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